Relatori sempre più social

Ripropongo con piacere l’articolo, aggiornato, che ho scritto per il numero di novembre-dicembre 2016 della rivista Meeting & Congressi

I social network stanno cambiando qualsiasi tipo di evento, compresi i convegni. I relatori svolgono un ruolo da protagonista: danno forma all’agenda della giornata, contribuiscono alla formazione dei partecipanti e sono coloro che possono collaborare alla promozione di un evento e al suo follow-up. La loro presenza nel processo di marketing è, dunque, fondamentale. Il mondo digitale permette, infatti, un coinvolgimento dei diversi attori in gioco prima, durante e dopo l’evento, sfruttando il quale si riesce sicuramente a ottenere una risonanza verso l’esterno di gran lunga maggiore di quella ottenuta con un evento pensato e sviluppato solo in modo “tradizionale”.

È ormai imprescindibile, prima di ogni convegno, che gli organizzatori creino un hashtag ufficiale dedicato (chiaro, memorabile e breve), che servirà a collegare ogni tweet, video, foto e commento. È necessario, tuttavia, non “dimenticarsi” di informare i relatori delle pagine social create per il convegno – così che possano condividere i post coinvolgendo un maggior numero di persone – e, magari, dare loro la possibilità di scrivere anche un articolo sul loro blog, per informare i lettori della propria presenza: agli occhi dei potenziali partecipanti, il contenuto che proviene da un esperto appare più credibile e sincero.

Il giorno del convegno l’attività entra nel vivo: video e foto possono essere caricati in tempo reale ed è importante ancora una volta informare i relatori che possono connettersi, commentare e condividere le notizie con colleghi e amici. Insomma, gli speaker devono diventare utenti attivi delle conversazioni. A maggio 2016, per esempio, durante un convegno del settore life science organizzato da LS Academy a Milano, ho conosciuto uno dei relatori più “digital” della giornata: iPad con sé e aggiornamenti costanti sui social con foto e notizie di ciò che stava accadendo, condivisi in tempo reale con i propri follower!

A fine evento, poi, il materiale raccolto e non caricato “live” potrà essere inserito nella pagina ufficiale e, con l’occasione, si potranno ricontattare i relatori per ringraziarli della loro presenza e per ricordare che possono rivivere le emozioni, trovare le foto e scrivere i commenti sul convegno appena vissuto.

È fondamentale considerare gli speaker come membri del progetto fin dall’inizio, fornendo gli strumenti necessari affinché tutto questo abbia successo: mandiamo, dunque, loro delle linee guida che interessino le tre fasi di comunicazione.

Ogni speaker diventa così una preziosa risorsa e lascia una traccia, ottiene visibilità e al contempo dà prestigio al convegno; non solo: i relatori educano e intrattengono i follower e l’evento raggiunge persone che probabilmente l’organizzatore non sarebbe in grado di contattare.
La società organizzatrice, infine, ottiene maggiore reputazione e la possibilità di incrementare il numero dei partecipanti. Abbandoniamo dunque la visione di evento “tradizionale” e di ruoli “incasellati” e sfruttiamo le opportunità e la fluidità di comunicazione che il mondo digitale ci offre!

Che cosa ne pensi? Quali strategie applichi per promuovere un evento?

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