6 motivi per cui ogni evento dovrebbe avere un chatbot

Notizia della scorsa settimana: anche la BMW ha lanciato un sistema di chatbot, un assistente personale al quale chiedere informazioni sulla nuova Serie 5.

Premetto che avevo seguito le notizie dell’aprile 2016, quando Mark Zuckerberg aveva presentato i chatbot per Messenger. La notizia della scorsa settimana mi ha spinta a comprendere al meglio questo sistema, che è ancora in una fase iniziale ma che, dicono, si prevedano interessanti prospettive per il futuro.

Che cosa sono i chatbot?

Sono dei programmi, più precisamente dei software di intelligenza artificiale, che simulano una conversazione tra robot (bot) ed essere umano attraverso un sistema di messaggistica. È di fatto una chat con un’utenza automatizzata capace di rispondere a domande reali che le vengono poste (sui temi per cui è programmata, naturalmente) dagli utenti.

Come funziona un chatbot?

Il sistema riconosce la domanda, attraverso i lemmi, e seleziona una risposta fra quelle possibili. Se la domanda non viene compresa il sistema può rispondere comunque con una frase di servizio e inviare a un operatore umano una comunicazione per avvisarlo che non è stato in grado di rispondere.

In quali aree sono utilizzati?

Le aree in cui si può trovare la presenza di chatbot sono molte. Senza andare nello specifico e per citarne alcune, ecco qualche esempio (per approfondimenti, leggi questo articolo di Inside Marketing):

– Eventi
– Customer care
– Cibo
– Apprendimento
– eCommerce
– Mobilità
– Turismo
– Salute

Perché dicono che il 2017 sia l’anno dei chatbot?

Secondo gli esperti, i chatbot sono strumenti ad altissimo potenziale, per diverse ragioni:

– l’intelligenza artificiale sta facendo grandi progressi.
– I chatbot vanno di pari passo con due trend del momento: lo smartphone e la messaggistica (Messenger e WhatsApp ai primi posti).
– Gli esperti credono che i chatbot sostituiranno gradualmente le app, che gli utenti ormai scaricano sempre meno.
– I chatbot diventeranno quindi per i brand “il” nuovo di canale di comunicazione con gli utenti: one-to-one, snello, immediato, sempre attivo.

Quali sono i vantaggi dei chatbot per gli eventi?

La mia analisi relativa ai chatbot ha interessato l’area degli eventi.

I vantaggi di un chatbot non sono pochi, sia per gli organizzatori di eventi sia per i partecipanti: si rivela un valido strumento di supporto per organizzare un evento in tutte le sue fasi.

1) Accessibilità: alcuni eventi hanno una loro app ufficiale. A differenza della app, il chatbot non deve essere scaricato, in quanto è veicolato tramite una piattaforma che gli utenti hanno già sul proprio smartphone (SMS, Facebook Messenger o qualunque altra app di messaggistica che li supporti): questo permette agli utenti di risparmiare sulla memoria del telefono (mai sufficiente!). Questo aspetto si rivela utile anche per gli organizzatori dell’evento: di solito, a fine evento, l’app viene rimossa dallo smartphone, limitando quindi la capacità dello staff di raccogliere feedback.

2) Velocità: i chatbot permettono di migliorare e di velocizzare le comunicazioni tra partecipanti, organizzatori, relatori e collaboratori. Si ottengono risposte in tempo reale.

3) Utilizzabile in tutte le fasi dell’evento
Pre-evento
Possiamo usare il chatbot per raccogliere le iscrizioni, per prenotare i pernottamenti, per dare informazioni sull’agenda della giornata, sui relatori e sui contenuti scientifici. Possiamo promuovere l’evento ai potenziali sponsor e vendere gli spazi espositivi.
Fase operativa
Il chatbot, in questa fase, è utile per comunicare la posizione della location, delle sale riunioni e il programma della giornata, a pubblicare in tempo reale foto, video, immagini, documenti e slides dei relatori. Può essere utile anche per comunicare fra gli organizzatori dell’evento, per informare e ricevere richieste last minute o modifiche al programma.
Post-evento
Attraverso il chatbot, gli organizzatori possono inviare comunicazioni di ringraziamento ai partecipanti, ai relatori, ai collaboratori; pubblicare video, link e immagini, oltre a raccogliere un prezioso database di tutti coloro che hanno messo un like sulla pagina o che hanno scritto tramite il chatbot.

4) 24 ore su 24: lo strumento è operativo 24 ore su 24.
Il chatbot viene programmato inserendovi tutti gli elementi dell’evento (location, mappa, programma, speaker, partecipanti, espositori, sponsor) in modo che possa rispondere alle domande degli utenti: ad esempio, dove si trova il parcheggio più vicino, dove si trova la sala plenaria, quale speaker sta parlando in quel momento, ecc. Può essere inviato non solo testo, ma anche immagini, link, collegamenti a LinkedIn per informazioni aggiuntive su uno speaker o a Google Maps per fornire indicazioni su come arrivare alla location.
L’organizzatore può usare il chatbot anche per inviare notifiche o per intervenire in tempo reale su esigenze del momento: i partecipanti, ad esempio, possono mandare una richiesta per alzare o abbassare il riscaldamento nella sala oppure per richiedere il refill di acqua, per chiedere dove sia lo stand di uno specifico sponsor o per richiedere la password del Wifi.

5) Feedback: riprendendo il punto 1, i chatbot hanno molte funzioni dedicate al feedback post evento. Gli utenti possono così rispondere ai sondaggi, lasciare commenti e porre domande.
Tutti questi dati permettono al personale dell’evento di migliorare il prossimo evento e di esaudire le richieste dei partecipanti.

6) Costi minori: creare un chatbot è più conveniente di creare un’app. I risparmi sono reali e il tempo per sviluppare lo strumento è più breve rispetto a un’applicazione.

I chatbot sono solo in una fase iniziale: vista l’importanza di una comunicazione sempre più immediata, si prospettano grandi progressi per qualsiasi settore.

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