9 consigli per organizzare riunioni efficaci

Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo sia in ambito privato.

È dimostrato che le riunioni assorbono molto tempo nelle organizzazioni. Riunioni male organizzate portano ad uno spreco di tempo dei partecipanti. Sintomi di riunioni male organizzate sono la mancanza di risultati concreti, conflitti inutili, cattiva capitalizzazione dei risultati.*

Organizzare una riunione efficace non è semplice e non può essere certo improvvisata.

Ecco 9 consigli per organizzare e condurre un meeting utile e proficuo.

1. Decidere se la riunione è necessaria e quindi definire il piano di lavoro, lo scopo e gli obiettivi da raggiungere.

Innanzitutto gli obiettivi devono essere S.M.A.R.T.:

Significativi = ossia specifici, chiari, non vaghi

Misurabili = facili da misurare, in modo da capire come si sta procedendo

Accessibili = devono essere raggiungibili sulla base delle risorse e delle capacità a propria disposizione

Realistici = non devono essere troppo lontani dalla realtà, altrimenti risultano scoraggianti

Tempestivi = è necessario determinare un periodo di tempo entro il quale devono essere raggiunti

2. Stabilisci un ordine del giorno, chiaro e da far circolare con anticipo fra i partecipanti, così tutti saranno preparati sui temi, punti e priorità da affrontare. In tal modo i tuoi meeting non solo saranno efficaci, ma anche utili e ben focalizzati sui problemi da risolvere.

3. È importante stabilire un leader del meeting, una persona che riesca a gestire la riunione e che diriga le varie parti, dando una visione d’insieme e facendo rispettare i temi e i punti da affrontare.

4. Il numero di partecipanti non dovrebbe superare le 7 persone: troppa gente rischia di rendere la riunione poco efficace. È importante cercare di individuare solo coloro che possano dare un apporto e un contributo significativo.

5. Se puoi evitare di organizzare una riunione non farla. Evita di convocare il team se l’ordine del giorno si riduce a pochi aggiornamenti, manda solo un’email con tutti gli update.

6. Nel caso si tratti di incontri one-to-one, prova a organizzarli in ambienti informali, magari davanti a una tazza di caffè: più che un meeting sarà come fare una chiacchierata.

7. Fai in modo che le tue riunioni siano il più breve possibile. Avendo poco tempo a disposizione, ci si focalizza maggiormente sui temi principali e si lavora più in fretta. Con ritmi serrati si fanno meno domande e ci si concentra meglio sul focus, per cui le riunioni non dovrebbero protrarsi per più di un’ora.

8. Usa gli ultimi 10 minuti di tempo per ricapitolare le principali tematiche emerse. È importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara, che tutti siano allineati e che siano assegnate ad ognuno le sue priorità.

9. Realizza il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuiscilo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e dalle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.

*Tratto da “Time Management – Piccolo Vademecum” di Luigi Rigolio
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