Come aumentare il numero dei partecipanti agli eventi corporate

L’articolo di oggi è dedicato agli eventi corporate, ossia a quegli eventi rivolti a un pubblico interno (appunto, corporate): hanno l’obiettivo di coinvolgere il personale di un’azienda e di rafforzare l’identità aziendale mettendo i dipendenti al corrente dei risultati raggiunti dalla società in cui lavorano, oppure per conoscere e condividere un progetto comune, consentendo loro di vivere momenti di aggregazione e divertimento.
La creazione di un clima favorevole fra colleghi può essere un ottimo metodo per rafforzare la qualità dei lavori in team oltre che per fare acquisire maggiore fiducia nell’operato aziendale.

Gli eventi corporate si possono declinare in tantissime forme: road show, presentazione, meeting, tavola rotonda, seminario, convegno, incontro formativo, cena, pranzo, tornei sportivi come gare amatoriali di corsa o partite di calcio o basket.

Come si può creare un evento di successo per attirare un gran numero di partecipanti? Ecco i miei consigli:

1.crea un programma/agenda della giornata per cui valga la pena partecipare. L’agenda dovrebbe avere un unico tema principale, con alcune sottovarietà per mantenere alto l’interesse dell’audience.
Includi nell’agenda un guest speaker del settore: attirerà sicuramente un numero alto di persone!
Bisogna essere in grado di soddisfare i bisogni dei partecipanti e prevedere, quindi, delle pause adeguate alla lunghezza della giornata: accogliamo le persone con un welcome coffee, concediamo loro una pausa caffè a metà mattina e a metà pomeriggio e coccoliamoli con un pranzo a buffet (light 🙂 ).

2.Ho letto di recente un articolo di una rivista americana che stilava alcune preferenze, le quali portano le persone a decidere se partecipare o meno agli eventi corporate:

-i partecipanti preferiscono partecipare agli eventi di business la mattina
-preferiscono questo tipo di appuntamenti immediatamente dopo il lavoro
-il martedì e il giovedì sono i giorni migliori
-evitare di organizzare meeting/eventi il venerdì
-evitare di programmare le riunioni durante le vacanze e la vigilia delle vacanze
-essere sensibili ai bisogni di viaggio del partecipante per l’evento

3.la maggior parte degli eventi corporate si svolge in hotel. L’importante è scegliere una destinazione che possa interessare i partecipanti: si sa, stanno andando a un evento al di fuori della loro routine quotidiana e hanno anche il piacere di raggiungere un luogo interessante. Tieni in considerazione i seguenti fattori:

-seleziona un luogo vicino alla maggioranza dei potenziali partecipanti
-seleziona un luogo in cui i partecipanti possono avere degli svaghi al di là dell’evento
-seleziona un luogo che si è già sperimentato per altri eventi simili

4.Gli eventi di successo hanno un argomento o un messaggio specifico e un target ben particolare. E ‘importante compilare un elenco di ospiti che includa i partecipanti appropriati.

5.Una delle chiavi per ottenere una grande partecipazione al tuo evento è di creare una comunicazione efficace per attirare i partecipanti. I miei consigli sono:

-crea un minisito accattivante, chiaro e responsive.
-Testi, immagini e layout generale dovranno sintetizzare il focus e dare rilievo a tutte le informazioni utili su luogo, orari, mobilità etc.
-Ci deve essere una chiara call to action verso la partecipazione all’evento, finalizzata al riempimento di una form o al contatto via mail/telefono.
-L’agenda, i relatori, gli sponsor, i partner, i partecipanti sono informazioni decisive per il target, quindi vanno presentate con cura e precisione.
-Dovranno essere ben evidenti i link alle pagine social dell’azienda (dove verranno programmate delle attività ad hoc, anche sponsorizzate), nonché al blog che verrà creato per l’occasione.
-Dovranno essere messi a disposizione materiali informativi scaricabili (programma, eventuali presentazioni, brochure, press kit o cartella stampa etc.)
-Utilizza l’email marketing per inviare mail ai potenziali partecipanti, partendo dal messaggio di Save the Date per poi continuare con un invio periodico di newsletter mirate, in grado di comunicare i vantaggi e l’importanza della partecipazione all’evento.

6.Aggiungi valore all’evento: offri un incentivo, organizza una gara per ottenere dei premi, in modo da catturare l’interesse dei partecipanti.

7.Dopo l’evento, non dimenticare di mandare un messaggio di ringraziamento alle persone che hanno partecipato all’evento, includendo anche eventuale materiale utilizzato e che valga la pena condividere.
Invia le foto dell’evento ai partecipanti: un ottimo modo per far sì che le persone condividano i momenti più belli sui loro social media!

Quali metodi utilizzi per aumentare la partecipazione al tuo evento corporate? Condividi le tue idee nei commenti!

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