Come scegliere il miglior allestimento per un convegno: #1 allestimento a teatro

Quando stavo studiando per ottenere la certificazione in Meeting Management, mi sono resa conto dello sbaglio di chiamare conferenza qualsiasi forma di meeting che funge da strumento di comunicazione aggregata utile per la crescita culturale, lo sviluppo economico, il progresso scientifico e sociale.

La parola generica più corretta da utilizzare è convegno (o meeting). Esistono, infatti, diverse forme di convegno, che si differenziano tra loro per tipo di partecipanti, obiettivi da raggiungere, tempi organizzativi, modalità di interazione, risvolti economici ecc.
Senza entrare nel merito (in quanto sarà argomento di discussione di un prossimo post), esistono 6 principali tipologie di convegno:

-conferenza (del tipo “stampa”)
-congresso (prevalentemente di tipo scientifico)
-convention aziendale
-forum (di esperti)
-seminario
-simposio

Ogni meeting richiede spazi ben specifici: le sale riunioni solitamente vengono, infatti, progettate per contenere un certo numero di persone, badando poco ai bisogni di sicurezza, di comfort, di visuale e di quanto altro necessita per creare un ambiente idoneo per il trasferimento di sapere e di conoscenze.
Dal mio punto di vista, inoltre, tante informazioni non sono molto chiare in internet. Per queste ragioni, ho deciso di dare vita a una rubrica settimanale in cui spiegherò le diverse forme di allestimento (anche chiamato set up), che differiscono da convegno a convegno.

Inauguro questa rubrica parlando dell’allestimento a teatro. Si tratta dell’allestimento più semplice ed è ideale per presentazioni, riunioni e conferenze che non necessitano di un tavolo per i partecipanti.
Questo allestimento prevede l’uso delle sedie, che sono allineate in fila. Molte sale allestite a teatro sono dotate di podio o leggio, spesso collocati su pedane in modo da risultare il punto focale della riunione.

Esistono 3 principali modi di disporre le file: orizzontali, a spina di pesce o semicircolari.

I posti a sedere allineati in orizzontale vengono proposti dalla maggioranza delle strutture ricettive, anche se è un allestimento da evitare. Se si sceglie la disposizione orizzontale, le persone sedute non possono sviluppare e godere del “senso del noi” che le altre due modalità, invece, consentono. Nel primo caso, infatti, si vedono soltanto le persone sedute ai lati e le teste di chi è seduto davanti. Inoltre, chi è seduto in posizione laterale deve torcere il busto per poter vedere i relatori e le immagini proiettate.
Le modalità a spina di pesce e semicircolare, inoltre, consentono la migliore visione dell’oratore e dello schermo.
Consiglio di usare le file dritte (orizzontali) soltanto per le presentazioni che non prevedono interazione con il pubblico e per sessioni brevi.

Una volta decisa la posizione e la dimensione della pedana, è utile seguire le seguenti procedure per questa tipologia di allestimento:
-se la sala è rettangolare, sistemare la postazione per lo speaker sul lato lungo. Questo permette ai partecipanti di essere più vicini al relatore e di dialogare e interagire più efficacemente con lui;
-la prima fila deve essere a non meno di due metri dal bordo della pedana, oppure ad una distanze pari al doppio del lato corto dello schermo. Esempio: se lo schermo ha il lato corto di 3 metri, la prima fila deve essere posta a 6 metri di distanza;
-evitare corridoi centrali quando possibile. Gli spazi centrali consentono la vista migliore e dovrebbero essere occupati dai partecipanti. Tuttavia, vi possono essere casi in cui lo spazio centrale serve per realizzare parti del programma, come quando è previsto l’arrivo di una banda e artisti che entrano ed escono dalla sala. In altri casi, lo spazio centrale deve rimanere libero per permettere la collocazione di più posti ai lati;
-gli spazi laterali alla fine devo essere larghi non meno di 1,20 metri ciascuno;
-i corridoi devono essere più larghi se aumenta il numero delle file di posti;
-nessuna sezione deve comprendere più di 14 sedie.
-se le file di sedie di una sezione sono superiori a 10, bisogna aggiungere 0,6 metri alla larghezza dei corridoi in modo che gli spazi diventino larghi 1,8 metri;
-se le file sono più di 30, l’ampiezza dei corridoi deve passare a 2,4 metri;
-le sedie dovrebbero essere separate tra loro da almeno 10/15 centimetri per garantire il comfort di chi vi si siede. Si può tollerare uno spazio minimo di 5 centimetri;
-lo spazio tra le file di sedie dovrebbe essere di almeno 61 centimetri tra il retro dell’una e l’inizio dell’altra. Raramente viene consigliato uno spazio maggiore a 76 centimetri.

Per gruppi molto numerosi conviene consultare i regolamenti antincendio del luogo che spesso indicano anche a quale distanza disporre le sedie e quanto spazio ci deve essere tra le varie sezioni della sala. Quando è possibile, conviene fare in modo che i corridoi confluiscano verso le uscite di sicurezza. L’allestimento non deve mai ignorare i principi di sicurezza per gli ospiti.

Non perdere il prossimo appuntamento di questa nuova rubrica settimanalmente, dove parlerò delle altre forme di allestimento!

Condividi:

Potrebbero interessarti anche...

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Utilizzando il sito, accetti l'utilizzo dei cookie da parte nostra. Questo sito non utilizza alcun cookie di profilazione. maggiori informazioni

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi