La location di un evento: quanto è importante?

Molto spesso, quando analizzo i questionari di valutazione di un evento, noto con piacere che, oltre ad aver scelto, come motivo di partecipazione, l’agenda o un particolare relatore, gli iscritti decidono di prendere parte a una conferenza anche per la città in cui è ospitata. Aspetto confermato da diversi studi del settore. Oltre ai due motivi principali che spingono le persone a partecipare a un evento, ossia la formazione continua e il poter fare networking, la location si posiziona al terzo posto. Un elemento che si rivela fondamentale per catturare ancora di più l’attenzione dei potenziali partecipanti e convincerli a registrarsi.

Ecco, allora, che è importante prevedere, da parte dell’organizzatore, delle attività extra evento, dalla cena nel ristorante tipico alla visita del museo più noto della città, a un tour dei principali monumenti. Occasioni che permettono ancora di più il network tra i partecipanti. L’Italia, sotto questo punto di vista, si dimostra la meta ideale per l’organizzazione di eventi: oltre all’immenso patrimonio artistico, naturale e culturale, ciò che i partecipanti dell’evento trovano in Italia è l’opportunità di condividere e assaporare uno stile di vita unico, che varia da nord a sud. L’aspetto che si rivela positivo è che in qualunque luogo italiano, dalla grande città al piccolo borgo di provincia, dalla località di mare a quella di montagna, i delegati potranno cogliere le peculiarità, i sapori e le esperienze che più li affascinano. Per questi motivi, è molto probabile, inoltre, che l’attrattiva della località ospitante spinga molti di loro a prolungare il soggiorno, a trasformarlo in un lungo weekend fuoriporta, unendo il mondo lavorativo al mondo privato.

L’aspetto da valorizzare e sul quale concentrare l’attenzione nella comunicazione pre-evento è il content marketing. infatti, per suscitare ancora di più l’interesse è molto utile inserire, durante la promozione, contenuti curiosi e interessanti sulla località che ospiterà l’evento. Un punto a favore per quelle società che desiderano organizzare eventi in una delle tante località d’Italia, dove si fonde cultura, bellezza e antiche tradizioni; l’organizzatore è in grado infatti di creare contenuti originali, grazie alla varietà dei settori italiani che attraggono milioni di turisti da tutto il mondo: dalla moda al design, dal cibo all’arte, dal cinema alla musica, dalla letteratura alla fotografia.

A questo proposito, si dimostra vantaggioso chiedere consigli e idee al Convention Bureau (o agli enti del turismo, laddove i CB non siano presenti) per creare contenuti autentici e capire quali possano essere le migliori attrazioni per i partecipanti.

Il contenuto, ovviamente, gioca un ruolo fondamentale solo se è accompagnato da alcuni accorgimenti riguardanti la location: l’organizzatore, infatti, deve valutare se la città sia facilmente raggiungibile dai principali mezzi di trasporto e deve considerare il livello di sicurezza del luogo ospitante.

Infine, per la società organizzatrice è opportuno conoscere al meglio il target dell’evento per creare contenuti appropriati: il messaggio, ad esempio, cambierà a seconda che l’audience sia composta da millennials o da senior.

Il perfetto connubio tra la società organizzatrice e il Convention Bureau, nella fase di promozione dell’evento, è essenziale per suscitare ancora di più l’interesse del potenziale partecipante. In alcuni casi, per di più, i contenuti che puntano a valorizzare la città ospitante si dimostrano decisivi nella scelta di partecipazione a un evento.

L’articolo è stato pubblicato nel numero di marzo-aprile 2018 della rivista Meeting & Congressi

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